Электронная зачетная книжка в ТюмГУ: нельзя потерять

В ТюмГУ введены электронные зачетные книжки. Это удобно как студентам, так и преподавателям. О том, какие преимущества у электронного документа перед бумажным, мы поговорили со Светланой Бирверт, начальником Управления по сопровождению студентов «Единый деканат».

Электронная зачетная книжка в ТюмГУ: нельзя потерять
Электронная зачетная книжка в ТюмГУ: нельзя потерять

– Светлана Игнацовна, в связи с чем, появилась необходимость введения электронной зачетки в ТюмГУ, когда положение о ней вступает в силу?

– Решение было принято на Ученом совете 1 февраля 2021 года. Теперь в университете (за исключением филиалов) зачетные книжки ведутся только в электронном формате. Электронно-образовательная среда университета позволяет это нам делать, так как и ведомости ведутся в электронном формате. Студенты теперь должны приходить на зачеты и экзамены не с зачетной книжкой, а с документом, удостоверяющим личность и /или со студенческим билетом. После сдачи зачета либо экзамена студенты имеют актуальную информацию о своих результатах независимо от места их нахождения.

– Начнут с первокурсников? 

– Нет, электронная зачетная книжка у нас в ТюмГУ введена для всех студентов всех курсов и всех форм обучения. Все оценки отражены с ретроспективой. Всем студентам направлены информационные письма о ведении электронной зачетной книжки. Если у них возникают вопросы об отображении данных в электронной зачетной книжке, то они пишут в «Единый деканат», и мы эти вопросы решаем. Если вдруг возникает вопрос о несоответствии оценки, мы поднимаем ведомости, которые были ранее в бумажном формате. То есть, все вопросы студентов мы решаем вне зависимости от года поступления. Электронные зачетные книжки отображают все оценки, которые получил студент за весь период обучения по образовательной программе, в тех семестрах, в которых изучались дисциплины. Если студент перевелся из другого вуза или с одной образовательной программы на другую или вышел из академического отпуска, и его дисциплины были перезачтены, то эти дисциплины также отображаются в зачетной книжке с единственным отличием - в графе «преподаватель» написано «перезачтено».

– Как будут – каким образом – студенты попадать в электронную зачетку?

– Как только издается приказ о зачислении в ТюмГУ или приказ о восстановлении, или приказ о переводе на другую образовательную программу, автоматически формируется электронная зачетная книжка на каждого студента на основании данных о студенте, которые есть в информационной системе. И сразу отображаются дисциплины, по которым будут зачеты и экзамены.

 – Порядок пересдач и промежуточных итогов такой же, как в бумажном носителе, ничто не изменится?

– В процедуре прохождения промежуточной аттестации или пересдач для студентов ничего не меняется. Мы уже второй год находимся в сложных эпидемиологических обстоятельствах, и студенты на протяжении всего этого времени получали свои результаты в электронном формате. Сейчас мы привели этот формат в форму электронной зачетной книжки. В этом году во втором семестре студенты очной формы обучения учатся очно, но пересдачи были организованы в дистанционном формате – результаты о первой или второй промежуточной аттестации, студент получал только в электронном формате.

– Что такое «Личное дело», почему оно упоминается в связи с зачеткой? Были ли такие дела в бумажном виде, кому их содержание будет доступно?

– На каждого студента, поступившего в университет формируется личное дело, куда вносятся все его данные: дата рождения, на основании какого документа он поступил и т.д., и обязательным компонентом личного дела по окончании обучения была зачетная книжка. Теперь внесены изменения в формат формирования личного дела: зачетная книжка в состав личного дела теперь входить не будет, информация о результатах обучения будет храниться в электронном архиве университета. В личное дело вкладывается учебная карточка студента, содержащая полную информацию о результатах прохождения студентом промежуточных аттестаций, в том числе в ней отображена информация о всех пересдачах.

В отличие от бумажной зачетной книжки, в электронной отображаются как положительные результаты промежуточной аттестации, так и отрицательные. Студент всегда будет знать, по какой дисциплине у него образовалась задолженность как по итогам сессии, так и по результатам первой и второй (комиссионной) промежуточных аттестаций.

– Электронный документ хранится на носителях в университете 25 лет, как и бумажный? На надежных носителях?

– Личное дело студента хранится в архиве университета 75 лет. Информация о результатах обучения хранится в электронном архиве университета 25 лет, целостность хранимых документов обеспечивает Центр информационных технологий. Кроме того, в личном деле в бумажном формате хранится учебная карточка студента, которая имеет полную информацию о результатах обучения.

– Иногда мамы и папы любят проверить своих взрослых студентов, просматривая результаты сессии, как они это будут делать сейчас?

– Мамы и папы редко смотрели и бумажные зачетные книжки, потому что после сессии студент сдавал их в учебную часть института. Сейчас, если у родителей доверительные отношения с детьми, то они могут смотреть результаты обучения в процессе всего периода обучения, если он им предоставит такую возможность. Но так как студенты к концу первого курса – совершеннолетние, то сами решают, показывать или нет родителям информацию о своей успеваемости, вне зависимости от того, платят за его учебу родители или нет. Это уже вопрос отношений родителей и детей.

– Много ли вузов работают в стране как наш через Единый деканат, электронное расписание и прочее?

– Сейчас никто не стоит на месте, все вузы стараются идти в ногу со временем. У нас в ТюмГУ очень много документов переведено в электронный формат. Единый деканат внедряют многие вузы. У кого-то в большей степени это внедрено, у кого-то – в меньшей… Это непростой организационный вопрос. На электронные зачетные книжки перешли уже много вузов. Это удобно для студентов и преподавателей.

– Все эти переходы – огромный объем работы. Как вам удалось его совершить?

– Перейти на электронный формат зачетной книжки нам помог Центр информационных технологий. Команда Александра Васильевича Бойко, я считаю, сделала невозможное в этом году – она справилась с этой задачей в очень короткие сроки, так что это не только наша заслуга.

Справочно:

- Электронная зачетная книжка (ЭЗК) – это электронная форма документа обучающегося, в котором фиксируются результаты освоения им образовательной программы в течении всего периода обучения в университете.

- Книжка содержит информацию об успеваемости обучающегося, формируемую на основании данных информационной системы поддержки образовательного процесса. Доступ студента к электронной зачетной книжке обеспечивается посредством личного кабинета на корпоративном портале университета «Вместе» с использованием учетной записи обучающегося по этому адресу.

- В Университете ЭЗК используется:

а) для отображения результатов промежуточной аттестации и государственной итоговой аттестации по всем образовательным программам, реализуемым в университете;

б) для обеспечения доступа к информации о результатах освоения образовательных программ, независимо от места нахождения обучающегося.

- Открыть на портале «Вместе» ЭЗК можно, перейдя с раздела «обучение» в подраздел «зачетная книжка».

Источник:

Управление стратегических коммуникаций ТюмГУ

Меню